Polityka prywatności

1. Wstęp

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, używamy, przetwarzamy i chronimy Twoje dane osobowe podczas odwiedzania naszej strony internetowej, w szczególności w związku z rezerwacjami stolików, organizacją wydarzeń w restauracji Polvirestela, uczestnictwem w eleganckich wieczorach w stylistyce casino night oraz korzystaniem z formularzy kontaktowych i zapisów na komunikację marketingową.

Szanujemy prywatność naszych Gości, Partnerów i Użytkowników. Wszystkie dane przetwarzamy z zachowaniem zasad przejrzystości, minimalizacji i bezpieczeństwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).

2. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Polvirestela sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-000), przy ul. Przykładowej 10, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, posiadająca numer NIP 000-000-00-00 („Administrator” lub „my”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• korespondencyjnie: Polvirestela sp. z o.o., ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa
• e‑mailowo: [email protected]
• telefonicznie: +48 664 581 927

Administrator realizuje obowiązki wynikające z RODO, w szczególności zapewnia odpowiednie środki bezpieczeństwa, prowadzi wymagane rejestry czynności przetwarzania, weryfikuje podmioty przetwarzające oraz umożliwia Ci wykonywanie praw wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

3. Zakres zbieranych danych

Zakres danych osobowych, które zbieramy, zależy od tego, w jaki sposób korzystasz z naszej strony internetowej oraz jakiej formy kontaktu z nami używasz. Co do zasady mogą to być następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko (w szczególności przy rezerwacjach biznesowych, organizacji eventów korporacyjnych oraz spotkań VIP).
• Dane kontaktowe – adres e‑mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny, jeżeli jest niezbędny do realizacji usługi.
• Dane związane z rezerwacją – data i godzina wizyty, liczba osób, preferencje stolika, informacje o charakterze spotkania (np. kolacja biznesowa, rocznica, wieczór casino night), szczególne życzenia (np. preferencje kulinarne, alergie pokarmowe, uwagi dotyczące dekoracji).
• Dane dotyczące wydarzeń i usług dodatkowych – informacje o planowanym rodzaju wydarzenia (np. przyjęcie firmowe, urodziny, wieczór tematyczny), wstępne budżety, oczekiwany zakres obsługi, preferencje dotyczące menu, oprawy wieczoru i atrakcji.
• Dane komunikacyjne – treść wiadomości przesyłanych poprzez formularz kontaktowy na stronie /contact-us/ lub w odpowiedzi na nasze wiadomości, historia kontaktu, notatki dotyczące przebiegu korespondencji.
• Dane dla celów marketingowych – informacje o zgodach marketingowych, preferencje dotyczące otrzymywania informacji o menu degustacyjnym, sezonowych kartach dań, ekskluzywnych wieczorach tematycznych oraz ofertach specjalnych.
• Dane techniczne i statystyczne – adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony, czas wizyty, kliknięcia w przyciski „Rezerwuj stolik”, „Wieczory tematyczne”, „Wydarzenia prywatne”), zbierane głównie w sposób zanonimizowany lub pseudonimizowany na potrzeby statystyk i poprawy jakości serwisu.

Pliki cookies i podobne technologie

Podczas korzystania z naszej strony stosujemy pliki cookies i podobne technologie. Służą one w szczególności do zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do Twoich preferencji, utrzymywania sesji użytkownika, a także do celów analitycznych oraz – za Twoją zgodą – marketingowych.

Podczas pierwszej wizyty w serwisie wyświetlany jest baner cookies, w ramach którego możesz zdecydować o zakresie akceptacji poszczególnych kategorii plików cookies. Ustawienia możesz w każdej chwili zmienić za pośrednictwem panelu preferencji cookies dostępnego na stronie.

Szczegółowe informacje o rodzaju wykorzystywanych plików cookies, okresie ich przechowywania oraz sposobach zarządzania znajdziesz w odrębnej informacji o cookies prezentowanej w ramach banera oraz w ustawieniach przeglądarki internetowej.

4. Cel przetwarzania danych

Twoje dane osobowe wykorzystujemy wyłącznie w jasno określonych i zgodnych z prawem celach, ściśle powiązanych z funkcjonowaniem restauracji Polvirestela jako luksusowego miejsca spotkań, kolacji biznesowych, prywatnych celebracji oraz wieczorów rozrywkowych bez real‑money gambling.

W szczególności przetwarzamy dane w następujących celach:

• Obsługa rezerwacji stolików i wieczorów tematycznych – przyjmowanie i potwierdzanie rezerwacji dokonanych za pośrednictwem strony /reserve/, dopasowanie detali wizyty do Twoich oczekiwań (np. preferencji kulinarnych, charakteru spotkania, strefy stolika) oraz kontakt z Tobą w razie potrzeby doprecyzowania szczegółów.
• Organizacja wydarzeń prywatnych i biznesowych – przygotowanie indywidualnych ofert dla wydarzeń prezentowanych na stronie /events/, uzgodnienie programu wieczoru, menu degustacyjnego, oprawy rozrywkowej, dekoracji sali i innych elementów niezbędnych do realizacji usług na najwyższym poziomie.
• Obsługa zapytań i bieżącej korespondencji – odpowiedzi na wiadomości kierowane poprzez formularz na stronie /contact-us/ lub bezpośrednio na nasze adresy e‑mail, w tym przygotowywanie spersonalizowanych rekomendacji dotyczących menu, wieczorów tematycznych /evenings/ oraz doświadczeń opisanych na /experience/.
• Komunikacja marketingowa – przesyłanie, na podstawie udzielonej zgody, informacji o aktualnym menu /menu/, sezonowych kartach dań, wieczorach casino night, degustacjach win, pakietach na wydarzenia firmowe, ofertach specjałów Szefa Kuchni oraz wyjątkowych propozycjach związanych z ofertą Polvirestela.
• Budowanie relacji i premium hospitality – analizowanie historii Twoich wizyt (np. preferencje kulinarne, ulubione koktajle, charakter świętowanych okazji), aby personalizować rekomendacje i tworzyć jeszcze bardziej dopasowane do Ciebie wrażenia, zgodnie z charakterem strony /hospitality/.
• Analiza i rozwój serwisu – prowadzenie statystyk odwiedzin oraz analizowanie sposobu korzystania ze strony (które sekcje przyciągają największe zainteresowanie, jak użytkownicy przechodzą do rezerwacji, jakie treści są najchętniej czytane), aby stale podnosić komfort korzystania z serwisu oraz jakość oferowanych doświadczeń.
• Realizacja obowiązków prawnych – wypełnienie zobowiązań wynikających z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych, w zakresie dokumentowania dokonanych rezerwacji oraz płatności z nimi związanych, jeżeli takie przetwarzanie wystąpi.
• Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń – ewentualne dochodzenie roszczeń lub obrona przed nimi, w tym zabezpieczenie informacji niezbędnych do wykazania określonych faktów i przebiegu współpracy.

5. Podstawy prawne przetwarzania

Każde przetwarzanie danych osobowych odbywa się w oparciu o odpowiednią podstawę prawną przewidzianą w RODO. W zależności od okoliczności może to być:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem
  Dotyczy to w szczególności sytuacji związanych z przyjmowaniem rezerwacji stolików, przygotowaniem oferty na wydarzenie prywatne lub firmowe, uzgodnieniem warunków wieczoru casino night, a także realizacją świadczeń wynikających z dokonanej rezerwacji.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą
  Przetwarzamy Twoje dane na podstawie zgody m.in. w celu wysyłania newslettera, komunikacji marketingowej drogą elektroniczną (informacje o menu degustacyjnym, specjalnych wieczorach tematycznych, ofertach VIP) oraz w przypadku stosowania niektórych plików cookies o charakterze marketingowym.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora
  Naszym uzasadnionym interesem jest m.in. zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, prowadzenie analiz oraz statystyk dotyczących korzystania z witryny, obsługa bieżącej korespondencji (gdy nie dotyczy ona bezpośrednio realizacji umowy), a także dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze
  W niektórych przypadkach przepisy prawa wymagają od nas przechowywania danych przez określony czas, np. dla celów podatkowych i rachunkowych, dokumentowania dokonanych świadczeń czy udzielonych rabatów.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, w każdej chwili możesz ją wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa jednak na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

6. Odbiorcy danych

Dbamy o poufność Twoich danych i udostępniamy je wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu oraz realizacji naszych usług – przy zapewnieniu pełnego bezpieczeństwa i zgodności z przepisami RODO.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• Partnerzy technologiczni – dostawcy hostingu, systemów rezerwacyjnych, rozwiązań analitycznych oraz narzędzi marketingowych, którzy zapewniają stabilne działanie serwisu, obsługę formularzy rezerwacyjnych na stronie /reserve/ oraz inne funkcje umożliwiające komfortowe korzystanie z witryny.
• Dostawcy usług IT – podmioty odpowiedzialne za utrzymanie, rozwój i serwis infrastruktury technicznej, w tym wsparcie bezpieczeństwa, kopie zapasowe oraz monitoring dostępności serwisu.
• Dostawcy usług komunikacyjnych i marketingowych – podmioty obsługujące wysyłkę newsletterów, kampanii e‑mailowych, komunikatów SMS, a także prowadzące narzędzia do zarządzania zgodami marketingowymi, jeżeli wyraziłeś(-aś) na to zgodę.
• Partnerzy wspierający organizację wydarzeń – wybrane agencje eventowe, dostawcy oprawy artystycznej, fotograficznej i dekoracyjnej współpracujący z nami przy realizacji wydarzeń prywatnych i biznesowych, wyłącznie w zakresie niezbędnym do przygotowania i przeprowadzenia danego wydarzenia.
• Doradcy prawni i podatkowi – kancelarie prawne, biura rachunkowe oraz inni doradcy, gdy jest to konieczne do realizacji naszych obowiązków prawnych lub ochrony naszych praw.
• Organy administracji publicznej – wyłącznie w zakresie i na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

W każdym przypadku, gdy przekazujemy dane odbiorcom zewnętrznym, dokonujemy tego na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych lub innych wymaganych podstaw prawnych, zobowiązując podmioty współpracujące do zachowania poufności i wdrożenia adekwatnych środków bezpieczeństwa.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Zasadniczo staramy się przetwarzać Twoje dane osobowe wyłącznie na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Może się jednak zdarzyć, że w związku z korzystaniem z niektórych narzędzi technologicznych (np. systemów analitycznych lub marketingowych) dane będą przekazywane do państw spoza EOG.

W takiej sytuacji zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w szczególności:

• przekazywanie danych do krajów, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, lub
• zawarcie z odbiorcami danych standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską, połączonych z dodatkowymi środkami bezpieczeństwa, jeżeli jest to konieczne.

Masz prawo uzyskać kopię zastosowanych zabezpieczeń dotyczących przekazywania danych poza EOG, kontaktując się z nami w sposób wskazany w sekcji „Administrator danych”.

8. Czas przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okresem przedawnienia potencjalnych roszczeń.

W szczególności:

• Dane związane z rezerwacjami – co do zasady przez okres obowiązywania rezerwacji oraz przez czas niezbędny do rozliczeń finansowych i ewentualnej obsługi reklamacji, zazwyczaj nie dłużej niż 3 lata od daty wizyty, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu.
• Dane związane z organizacją wydarzeń – przez czas niezbędny do przygotowania i realizacji wydarzenia oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń, z reguły do 6 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wydarzenie miało miejsce.
• Dane przetwarzane na podstawie zgody marketingowej – do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, jednak nie dłużej niż jest to konieczne dla utrzymania aktualności i użyteczności bazy kontaktów.
• Dane zawarte w dokumentacji księgowej – przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku podatkowego).
• Dane wykorzystywane do celów analitycznych – przez okres niezbędny do sporządzenia zbiorczych statystyk oraz analiz, po czym dane są anonimizowane lub usuwane.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub poddawane procesowi anonimizacji, który uniemożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczyły.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu do danych – możesz uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli tak – otrzymać ich kopię oraz informacje m.in. o celach i podstawach przetwarzania.
• Prawo do sprostowania danych – jeżeli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, masz prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia, tak aby odzwierciedlały aktualny stan.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – możesz żądać usunięcia danych m.in. wtedy, gdy nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, gdy cofniesz zgodę, a nie ma innej podstawy przetwarzania, lub gdy wniesiesz skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania – w określonych sytuacjach (np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych lub gdy przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale nie chcesz usunięcia danych) możesz zażądać, abyśmy ograniczyli zakres przetwarzania Twoich danych.
• Prawo do przenoszenia danych – masz prawo otrzymać dane, które nam dostarczyłeś(-aś), w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz – jeżeli to technicznie możliwe – zażądać ich przesłania innemu administratorowi.
• Prawo do sprzeciwu – możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania prowadzonego na tej podstawie. W szczególności masz prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych w celach marketingu bezpośredniego.
• Prawo do wycofania zgody – jeżeli przetwarzamy dane na podstawie Twojej zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, kontaktując się z nami w sposób opisany w sekcji „Administrator danych” lub korzystając z linków rezygnacji (np. przy newsletterze).
• Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z przysługujących Ci praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w sekcji „Administrator danych”. Zanim zrealizujemy Twoje żądanie, możemy poprosić o dodatkowe informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, aby zapobiec ujawnieniu danych osobom nieuprawnionym.

10. Środki bezpieczeństwa

Traktujemy bezpieczeństwo danych osobowych jako integralny element doświadczenia, jakie oferuje Polvirestela. Stosujemy zarówno techniczne, jak i organizacyjne środki ochrony, aby zmniejszyć ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty czy naruszenia poufności danych.

W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznego połączenia szyfrowanego (protokół HTTPS) podczas przesyłania danych za pomocą formularzy na stronie, w tym formularza rezerwacji i formularza kontaktowego;
• ograniczamy dostęp do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków, a personel jest regularnie szkolony w zakresie ochrony danych i zasad poufności;
• stosujemy mechanizmy uwierzytelniania i kontroli dostępu w systemach informatycznych, a także rozwiązania pozwalające rejestrować istotne operacje dokonywane na danych;
• zapewniamy regularne aktualizacje oprogramowania i monitorowanie infrastruktury technicznej pod kątem potencjalnych zagrożeń;
• wykonujemy kopie zapasowe danych w sposób umożliwiający ich odtworzenie w przypadku incydentu, z zachowaniem odpowiednich procedur bezpieczeństwa;
• współpracujemy wyłącznie z zaufanymi podmiotami przetwarzającymi, które dają gwarancję stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.

Mimo stosowania wysokich standardów bezpieczeństwa, żaden system nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw lub wolności, poinformujemy Cię o tym, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

11. Zmiany w polityce prywatności

Niniejsza Polityka Prywatności może być okresowo aktualizowana, aby odzwierciedlać zmiany w sposobie, w jaki przetwarzamy dane osobowe, rozwój naszej oferty (w tym nowych wieczorów tematycznych, usług dodatkowych czy rozwiązań rezerwacyjnych) lub zmiany przepisów prawa.

O istotnych zmianach będziemy informować poprzez odpowiedni komunikat wyświetlany na naszej stronie internetowej https://polvirestela.com, a w razie potrzeby także bezpośrednio – na przykład drogą e‑mailową, jeżeli posiadamy Twoje aktualne dane kontaktowe i jest to wymagane przepisami.

Data ostatniej aktualizacji jest podawana na początku niniejszej Polityki. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z treścią Polityki Prywatności, aby na bieżąco wiedzieć, w jaki sposób chronimy Twoje dane w Polvirestela.